Влияние уровня подготовки к выставке на эффективность участия в ней

Специалисты рекламно-выставочного бизнеса обоснованно считают, что оптимальный срок подготовки к выставке должен быть никак не меньше трех месяцев. За это время администрация компании, принявшей решение об участии в предстоящей выставки, имеет возможность без какой-либо спешки, а напротив неспешно и тщательно продуманно, выстроить перечень предстоящих необходимых мероприятий и очередность их выполнения.

В течение достаточного подготовительного срока компания может заблаговременно установить необходимые контакты с организаторами выставки, оформить аренду наиболее предпочтительного павильона, при возможности уточнить месторасположения компаний партнеров по бизнесу и вероятных конкурентов. За это время детально обдумать основную концепцию оформления павильона и передать дизайнеру свое видение дизайна павильона, дизайнер в свою очередь сможет более детально разработать дизайн интерьера всего выставочного пространства с учетом пожеланий заказчика и своими творческими замыслами. В этот же выделенный срок у компании есть все возможности подготовить раздаточные полиграфические материалы для раздачи их посетителям, организовать на высоком уровне предвыставочную рекламную кампанию, тщательно подготовить с участием специалистов стендистов для работы в ходе выставки.

В тоже время в нашей чрезвычайно динамичной жизни достаточно часто случаются ситуации, когда в силу ряда причин решение об участии в предстоящей выставке принимаются не за три месяца, а всего лишь за месяц до ее начала. Однако и в таких случаях успех участия в выставочном мероприятии напрямую зависит от уровня подготовки к ней. Недостаточный по существующим меркам срок подготовки к выставке требует концентрированной организации и принятия оперативных решений по выполнению подготовительных мероприятий.

Прежде всего необходимо связаться с организаторами выставки, подать заявку на участие вместе с необходимой информации для включения компании-экспонента в каталог участников. В ином случае информация будет размещена на дополнительных вкладышах и многие участники мероприятия просто могут не обратить внимание. Самое пристальное внимание следует обратить на разработку в экстренном порядке дизайна выставочного павильона или всего выставочного пространства, потому что организаторы мероприятия, как правило, сдают в аренду павильоны с безликими перегородками, верхнем фризом и ковролином в качестве напольного покрытия. Даже при жестком временном дефиците необходимы экстренные меры для разработки дизайна интерьера на высоком дизайнерском уровне, чтобы, невзирая на малый срок формирования, павильон компании должен быть заметным среди многих подобных и максимально привлекательным.

Для достижения этой цели компания-экспонент может использовать свои прошлые разработки и для их совершенствования целесообразно обратиться к рекламному агентству или известному дизайнеру, с которым установлены давние деловые связи. Дизайнер в сжатые сроки переработает имеющийся дизайн с учетом новых требований компании. При этом он максимально использует мобильное выставочное оборудование, в том числе такие стенды как fold-up, pop-up, press-wall и другие. Для повышения дизайнерской привлекательности все конструкции павильона закрываются баннерами с высококачественными многоцветными рекламными изображениями.