Основы организации выставочных процессов

Специалисты рекламно-выставочного бизнеса считают, что весь организационный процесс состоит из трех основных этапов – проводимых подготовительных работ, работ непосредственно на выставке и работ после завершения выставочного мероприятия.

Обычно организаторы выставок до начала нового года разрабатывают и доводят до всех компаний план проведения выставочных мероприятий на предстоящий год, чтобы компании заблаговременно определились в каких выставках они могут принимать участие. Как правило организаторы начинают работы по организации очередного мероприятия за 3-4 месяца до его открытия. Зачастую ситуация складывается таким образом, что в выставочных комплексах проходит плановая выставка, а организаторы начинают конкретную работу по подготовке очередной плановой выставки.

Компании, принявшие решение об участии в очередной тематической или специальной выставке, примерно в эти же сроки организуют работы по подготовке к ней. Первым разрабатываемым документом являются планы по подготовке и планы по участию в выставочном процессе. Оба плана должны содержать конкретные мероприятия с обязательным указанием сроков выполнения, исполнителей и ответственных лиц. При этом мероприятия должны быть размещены в хронологической и технологической последовательности, в то же время желательно, чтобы выполнение ряда мероприятий осуществлялось параллельно в целях сокращения итоговых сроков. Естественно, что параллельное выполнение некоторых мероприятий не должны создавать препятствий не только для их успешного выполнения, но и для выполнения плана в целом.

В ходе разработки плана подготовки к выставке необходимо конкретизировать цели и задачи предстоящей выставке, а также организовать поиск, сбор и детальное изучение информации о прошедших аналогичных мероприятий и определить уровень маркетинговой значимости предстоящей выставки. В плане должны быть предусмотрены и меры по оценке целевой аудитории компании и меры по ее расширению. Учитывая, что подготовка и участие компаний в выставках являются достаточно затратными мероприятиями, параллельно разработки планов подготовки и участия, составляется смета расходов для определения выставочного бюджета.

Для создания условий по выполнению в полном объеме планов подготовки и работы на выставке, специалисты рекомендуют предусматривать в планах достаточный резерв времени. Более того планы следует рассматривать не как застывшую догму, а живой инструмент для обеспечения основной задачи – успешного участия в выставке. План должен постоянно анализироваться и при необходимости корректироваться. Только при таком подходе можно действительно создать условия для успешного и эффективного участия в предстоящей выставке. Анализ и необходимую корректировку планов гораздо успешней производить при сетевом планировании, при котором отчетливо отражается ход выполнения каждого запланированного мероприятия.

Особая роль в планах подготовки отводится разработке дизайна выставочного пространства с максимальным использованием современного мобильного выставочного оборудования, в том числе и с применением уже ставших традиционными выставочных стендов fold-up, press-wall, pop-up и других для создания уникального и максимально привлекательного выставочного павильона. Именно уникально оформленный, яркий и красочный выставочный павильон привлечет внимание максимально большего числа посетителей, являющегося залогом успешности выставочного мероприятия.