Основные правила подготовки к выставочному мероприятию

Любая выставка, а особенно федерального или международного уровня, является важным мероприятием для компаний и требует значительных затрат на подготовку и ее проведение. Ведь не секрет, что каждая компания ожидает от участия в выставке максимальной эффективности, чтобы вложенный в ее организацию труд и финансовые затраты не были затрачены впустую.

Успешность участия в каждой определенной выставке зависит от множества факторов и в первую очередь от степени подготовки. Поэтому организаторам выставочного мероприятия нужно приложить немало усилий, чтобы ожидания от участия в мероприятии полностью оправдались. При этом, как показывает опыт участия в выставках многих компаний, в ходе подготовки и непосредственного участия необходимо учитывать весь комплекс вопросов до мельчайших деталей и нюансов. Мелочей в ходе подготовки и проведения мероприятия быть не может и должно быть.

Для получения наибольшей отдачи от выставки и чтобы не упустить из внимания ни один из многочисленных вопросов специалисты рекламно-выставочного бизнеса рекомендуют приступать к подготовке к ней заблаговременно. Для чего необходимо в первую очередь внимательно изучить план проведения выставок в регионе, а если компания планирует принять участие в выставках федерального и международного уровня, то целесообразно внимательно рассмотреть и планы их проведения. При изучении планов предварительно отметить выставки, заинтересовавшие руководство компаний, для того, чтобы скоординировать имеющиеся маркетинговые ресурса компании и эффективно распределить рекламно-выставочный бюджет.

Одним из первых практических шагов подготовки к выставочным мероприятиям является заблаговременное бронирование площадок в выставочных центрах. Естественно чем раньше компания начнет бронирование площадок, тем можно получить лучшие с точки зрения расположения площадки в каждой ценовой категории. После определения конкретных выставочных площадок необходимо рассмотреть вопрос о мобильной застройке площадки ближайшей выставки. Планирование мобильной застройки заключается в разработке дизайн-проекта выставочного павильона с расстановкой мобильного выставочного оборудования, мебели для работы сотрудников и разделением павильона на собственно выставочную и офисную зоны.

Разработку дизайн-проекта павильона компания может осуществлять самостоятельно силами своих сотрудников, имеющих достаточный опыт подготовки и проведения выставочных мероприятий. Если опыта разработки планов застройки площадок у сотрудников недостаточно, целесообразно обратиться к профессионалам рекламных агентств. Статистика подтверждает, что затраты на привлечение профессионалов полностью окупаются числом привлеченных к павильону компании посетителей, число заинтересовавшихся продукцией компании находится в прямой зависимости от общего числа обративших внимание посетителей на павильон.

Дизайн-проектом предусматривается максимальное использование всего выставочного пространства, включая оформление перегородок павильона и расстановку каждого мобильного выставочного стенда. Оформление перегородок наиболее рационально осуществить баннерами с полноцветными и яркими рекламными изображениями. Не менее важного внимания наряду с оформлением экспозиции павильона следует уделить и рабочему месту сотрудников компании во время выставки, для чего вблизи входа в павильон необходимо разместить мобильную промостойку с разложенными рекламными полиграфическими материалами. За стойкой должен постоянно находиться наиболее опытный и подготовленный сотрудник для непосредственного общения с посетителями.