Оптимизация затрат на выставочное мероприятие

Руководитель каждой компании, принимая решение об участии в предстоящей выставке, ставит перед своими сотрудниками конкретную цель, в соответствии с которой определяется и дизайн общего интерьера выставочного пространства. Разработанный дизайн интерьера выставочного пространства явится базой для определения необходимых затрат для участия в выставке.

Основным принципом при определении выставочного бюджета является соотношение затрат и ожидаемой отдачи от выставки. Естественно, что каждый руководитель старается достичь значительных результатов от выставочных мероприятий при минимально необходимых для них затратах, другими словами еще на стадии подготовки к выставке производится оптимизация затрат. Ни одна компания не будет вкладывать неограниченные средства в подготовку к выставкам, безусловно выставочный бюджет крупных компаний будет превышать бюджеты средних и малых компаний. Больший бюджет предоставляет значительные большие возможности для застройки выставочных павильонов большей площади, делая их максимально привлекательными и запоминающимися.

Администрации средних и малых фирм и компаний вопросам оптимизации выставочно-презентационных затрат уделяют первостепенное внимание, именно оптимизации затрат, а не простой экономии. Создание привлекательных и запоминающихся павильонов и для таких компаний остается первоочередной целью. Компании не отдают предпочтение простой экономии затрат, потому что простая экономия может нанести компании больше вреда чем ощутимой пользы и выгоды. Оптимизация выставочного бюджета означает поиск наиболее оптимального и единственно выверенного способа распределения средств по статьям расхода, чтобы их хватило и на аренду выставочной площадки, а также на достаточное количество выставочных мобильных стендов с яркими рекламными и информационными изображениями фотопанелей и выставочных конструкций различных видов и типов.

В состав статей рекламно-выставочного бюджета обязательно включаются затраты на оплату труда сотрудников компаний, привлекаемых специалистов и консультантов, а также на подготовку и выпуск раздаточных полиграфических материалов и оснащение площадок необходимой мебелью и оборудованием. Компании, часто принимающие участие в выставках отмечают, что оптимизировать затраты можно практически на всех статьях расхода. В первую очередь компании стараются выбрать экспо-площадку в оптимальном соотношении ее цены и местонахождения, вторым фактором оптимизации затрат является удачный выбор выставочных стендов без снижения привлекательности площадки. К примеру, без ущерба для интерьера выставочного пространства можно заменить мобильный стенд fold-up на конструкцию press-wall с еще большими размерами, а значит и с размещением более эффектного полноцветного изображения.

Снижать затраты можно и за счет привлечения со стороны только необходимых специалистов и консультантов и за счет продуманного до мелочей оснащения павильона минимально необходимой мебелью и определенным оборудованием. Не меньшее внимание уделяется и отбору содержания, дизайна и объему выпуска раздаточной полиграфической продукции. Единственное на чем не нужно экономить – это на изготовлении полноцветных рекламных и информационных изображений, в связи с небольшой ее относительной стоимостью по сравнению с другими затратами, а эффект от ярких и сочных изображений высокого качества будет неизмеримо высоким. Еще больший эффект выставочному павильону придаст грамотная профессионально выполненная оригинальная подсветка всех экспозиций.