Некоторые особенности подготовки к выставке

Практика участия компаний в выставочных мероприятиях показывает, что успех участия напрямую зависит от степени его подготовки, а подготовку к участию в выставке рекомендуется начинать с составления перечня необходимых мероприятий. На основе составленного перечня мероприятий компания разрабатывает план-график их выполнения с учетом индекса значимости каждого мероприятия и сроков выполнения, а также определяют предварительный выставочный бюджет.

Первым пунктом плана-графика желательно поставить установление деловых контактов с организаторами выставки, в которой компания решила принять участие и оформление официальной заявки. При общении с организаторами выставки необходимо ознакомиться с общими условиями участия, но запросить иную нужную компании-экспоненту информацию. Среди дополнительной информации необходимо отметить сетку застройки соседних павильонов, которая поможет компании выбрать наиболее выгодное место для размещения своего павильона, а также узнать месторасположения павильонов партнеров компании и конкурентов.

Далее желательно уточнить у организаторов перечень различных планируемых мероприятий, сопутствующих проведению выставки – презентации, семинары, конкурсы, круглые столы, а также развлекательные мероприятия. Принимая участие в проводимых мероприятиях, поможет участникам и посетителям выставок узнать об этой компании, но и компании понять тенденции развития современного рынка. Программа рекламной компании организаторов выставки с привлечением СМИ – информационных партнеров мероприятия позволит компании объективно оценить степень информативности предстоящей выставки, ожидаемое число посетителей выставки и возможность размещения своей предвыставочной рекламы.

Следующими пунктами плана-графика подготовки обычно являются разработка и создание дизайна выставочного павильона и организация предвыставочной рекламной деятельности, а также разработка и изготовление раздаточных материалов и подготовка к работе сотрудников компании – стендистов. Из перечисленных мероприятий наиболее затратными являются разработка и создание дизайна выставочного павильона. Разрабатывая максимально эффективный дизайн павильона, дизайнер во главу угла ставит выполнение основной цели участия компании в выставке. При этом компании зачастую ставят перед собой не одну цель, а несколько, составляющих единую комплексную цель.

В случае приоритетной целью выбирается формирование или повышение имиджа компании-экспонента и заключение контрактов, то необходимости в экспозиции образцов всей выпускаемой продукции нет. Дизайнер сосредотачивает свое внимание на том, чтобы дизайн павильона был стильным и уникальным в своем роде и привлекающим внимание посетителей, а сам павильон максимально удобным для ведение деловых переговоров. Если приоритетной целью является увеличение объемов прямых продаж, то дизайн экспозиции должен максимально соответствовать ее достижению. Прежде всего дизайн экспозиции и павильона в целом должен заметным среди многих соседних и привлекательным для рядовых посетителей выставки и к тому же павильон должен достаточно просторным, чтобы каждый мог по возможности наиболее близко ознакомиться с каждым экспонатом.

Большое внимание уделяется грамотной расстановке мобильного оборудования, в том числе различных стендов – pop-up, fold-up, press-wall, роллерных и других выставочных стендов.