Наиболее важные элементы любого мероприятия

Зачастую внутренних ресурсов и возможностей недостаточно для организации и проведения планируемого мероприятия, в том числе и участия в выставочном мероприятии, проведении рекламной или презентационной акции, организации конференции, симпозиума и т.д.

В подобных случаях компании обращаются к услугам известных и зарекомендовавших себя компаний и агентств рекламно-выставочного бизнеса. Специализированными профессиональными компаниями, имеющими продолжительный опыт организации разнообразных рекламных и подобных акций, разработано несколько вариантов оптимальных схем организации и проведения мероприятий с привлечением наибольшего числа посетителей. В случаях, когда не предоставляется возможным привлечь профессиональную компанию, выполняющую полный цикл услуг, придется наметить детальный план организации мероприятия с определением конкретных исполнителей, в том числе и выполняемых своими силами мер, а специализированным компаниям передавать выполнение отдельных услуг. Естественно этот путь более сложный и трудоемкий, но при четкой организации планирования все намеченное будет выполнено в срок и с хорошим качеством.

Наиболее важным элементом каждого мероприятия являются элементы оформления и общий дизайн выставочного павильона или зала для проведения конференций или симпозиумов, творческая атмосфера которых создается с применением разнообразных декораций. Создание определенного дизайна осуществляется с применением имеющегося у компании мобильного оборудования, а также с привлечением арендуемых разнообразных элементов оформления.

Не менее важным элементом оформления павильонов и залов является брендирование и заключается в размещении мобильных рекламных и выставочных стендов и баннеров с яркими и сочными многоцветными изображениями, содержащими всю необходимую для посетителей информацию в фирменном стиле компании. Наиболее предпочтительными для этих целей будут мобильные стенды с большими размерами рекламных и информационных носителей – fold-up, press-wall и им подобные. Брендирование по своей сути является идентификацией, когда посетители и участники четко понимают суть проводимого события.

Зачастую при оформлении залов бывает необходимым обеспечение дизайнерского света, звука и других визуальных эффектов, которое могут обеспечить специалисты аудио- и видеотехники. Большая ответственность за проведение на высшем уровне мероприятия возлагается на администратора мероприятия с его аппаратом, в обязанности сотрудников которого входят многие функции. Это и обеспечение встречи и сопровождение прибывающих на мероприятие, встреча и сопровождение почетных гостей. Помимо этого сотрудники выполняют самые разнообразные поручения в соответствии с сценарием проведения мероприятия.

Естественно, что для организации и проведении каждого мероприятия требуются определенные затраты финансовых ресурсов, роль которых зачастую является определяющей для проведения мероприятия на высоком и безупречном организационном уровне. В рекламно-выставочном бизнесе существует незыблемое правило – соотношение предусмотренных расходов не должны превышать планируемую от мероприятия прибыль или достижение максимальной эффективности в виде заключения новых взаимовыгодных контрактов.