Формирование концепции предстоящего мероприятия

Перед многими руководителями компаний, кстати независимо от их масштабов, зачастую приходится принимать решение – принимать участие в предстоящем мероприятии (выставке, промо акции) или не принимать. Именно от принятого решения во многом зависит и поступательное развитие компании или напротив неизбежная сдача занимаемых позиций.

В случае принятия решения об участии в предстоящем мероприятии организуется полномасштабная профессиональная к нему подготовка. Компании, имеющие достаточный выставочный и рекламный опыт, во главу угла в самом начале подготовительного этапа занимаются разработкой и формированием концепции участия в предстоящем мероприятии. Известно, что от формирования наиболее оптимальной и эффективной концепции, в конечном счете зависит и успешность участия или организации промо акции. Прежде чем включать в план мероприятий любой конкретный пункт, необходимо предварительно детально проанализировать результаты его реализации. Концепция любого мероприятия представляет собой основную идею мероприятия, которая в свою очередь составляет его стержень.

Основной целью разработки эффективной концепции является принятие нестандартных креативных решений как в ходе подготовки, так и в ходе участия или организации мероприятия. Компании с значительным опытом для выработки основных положений предстоящей концепции организуют специальную группу творческих сотрудников с нестандартным мышлением и способных высказывать конкретные, заслуживающие внимания идеи. При этом обязательным условием успешной работы группы по разработке концепции является ее способность совместного генерирования различных идей, которое заключается в том, что одни высказывают интересные мысли и идеи, другие далее развивают их и далее в ходе общего обсуждения трансформируются в конкретные решения. Для успешной работы специальной группы рекомендуется создать необходимые условия для свободной творческой деятельности без отвлечения ее на любые текущие задачи.

Именно выработанная концепция принимается за основу при организации подготовки и проведения планируемого мероприятия. Следует отметить, что в последнее время некоторые компании практикуют проведение индивидуальных выставочных и рекламных мероприятий. Поэтому основным вопросом для проведения мероприятия является выбор достойного помещения. Крупные компании могут иметь собственный офисный центр с просторными конференц-залами. В случае отсутствия нужного помещения принимается решение об аренде соответствующего помещения для проведения масштабного мероприятия.

При этом при выборе соответствующего мероприятия необходимо учитывать ряд важных факторов и в первую очередь просторность зала и его презентабельную отделку для свободного размещения не только приглашенных, но и дополнительных участников. Вторым не менее важным фактором при выборе помещения для проведения мероприятий является транспортная доступность, причем как на автомобиле, так и на общественном транспорте. Наличие парковки также имеет значимость и важность. После выбора помещения в плане подготовки к мероприятию необходимо предусмотреть разработку специалистами дизайна интерьера с максимальным использованием мобильного рекламного и выставочного оборудования. При этом оптимальным будет широкое использование стендов press-wall, нужно также предусмотреть установку стола-ресепшен.