Эффективная подготовка к выставке в сжатые сроки

Специалисты выставочного бизнеса утверждают, что современные выставки являются уникальными и интегрированными мероприятиями, которые одновременно объединяют рекламу, маркетинг и пиар-технологии.   Благодаря возможности достижения значительной эффективности участия в выставках для продвижения свой продукции на рынок, подавляющее число компаний различного уровня своего развития стремятся принимать участие в наиболее предпочтительных мероприятиях.

Конечно подготовка и участие в выставочном мероприятии достаточно хлопотный процесс, требующий немалых финансовых и трудовых затрат, поэтому некоторые компании, особенно не имеющие опыта участия в выставках, отказываются от них. Отказываясь от участия в выставке и направляя средства на рекламу в местных СМИ, такие компании лишают себя возможности эффективного размещения и эффективной рекламы своей продукции и представляют своим конкурентам полную свободу выставочной работы. Руководство компаний, отказываясь от участия в тематической выставке, не представляют, что выставки являются наиболее эффективным средством для создания и укрепления благоприятного имиджа непосредственно компании и рекламы ее продукции.

Заменить участие в выставочном мероприятии на сегодняшнее время нечем и никакие иные рекламные инструменты по своей эффективности сравниться с выставками не могут. Только на выставках компании могут напрямую общаться с представителями своих партнеров по бизнесу, контрагентов и непосредственно с потенциальными потребителями, а также узнать о тенденциях развития современного рынка и по возможности принимать участие в его формировании. Многие из компаний-новичков зачастую обращаются в выставочные и рекламные агентства за консультацией – есть ли возможность принимать менее трудоемкое участие в выставках и в то же время достаточно эффективное.

Специалистами выставочного бизнеса разработаны варианты менее трудоемкой подготовки и эффективного участия в выставках. При этом основное внимание должно быть уделено прежде всего разработке четкого плана подготовки к участию в мероприятии и последовательному его выполнению. В каждом плане подготовки к выставке присутствуют два наиболее важных момента – цель участия в мероприятии и предварительный выставочный бюджет. Следующим этапом подготовки является составление перечня оборудования, инструмента и различных аксессуаров, которые потребуются непосредственно при работе в ходе самой выставки.

При этом целесообразно составлять максимальный перечень всего необходимого для участия в предстоящем мероприятии, не забывая о разных незначительных на первый взгляд мелочах, мелочей в ходе подготовки к выставке не бывает и быть не может. В ходе составления перечня желательно одновременно присваивать каждому наименованию «индекс значимости», который оценивается по трем показателям. Прежде всего оценка производится по важности для реализации выставочной концепции в баллах, далее стоимость и временные затраты. Естественно, что наивысший «индекс значимости» присваивается различному выставочному оборудованию, включая и выставочные мобильные стенды – pop-up, press-wall, роллерные, баннерные и другие стенды.

Учитывая подробность составленного перечня, его данные могут стать основой для графика выполнения по времени и определения выставочного бюджета.